- يوفر نظام الديوان آلية سهلة لتحسين أداء الموظفين الحكوميين من خلال بناء بنك معلومات شامل توثق فيه كافة إجراءات المراسلات الواردة والصادرة ، ومعالجتها الكترونياً ضمن سياق مؤتمت.
- نظام الديوان يرفع من جاهزية الهيئات الحكومية ويمكنها من الوصول للمعلومات المطلوبة بسرعة وكفاءة عالية.
- تم بناء النظام بالاعتماد على تقنيات الويب 3-tier Architecture وبمراعاةٍ كاملة للمعايير القياسية للحكومة الالكترونية.
- يلبي نظام الديوان احتياجات المؤسسات الصغيرة والكبيرة والممتدة على مساحات جغرافية متباعدة دون أن يؤثر ذلك على استقرار واستجابة النظام.

الخصائص الرئيسية للديوان

• تعدد المستخدمين و توزيع الصلاحيات على المستخدمين ومصادر النظام .
• التحقق من هوية المستخدم باستخدام قاعدة البيانات أو الـ Active Directory.
•  استخدام الـ Web Service للتحقق من هوية المستخدم ، مما يدعم مفهوم SSO.
• التنبيه الالكتروني والمتابعة و إشعار المراجع باستخدام الـ Rss, SMS, Email.
• إمكانية تصدير البيانات والتقارير إلى Excel.
• إمكانية ربط النظام مع منفذ سداد الكتروني Payment Gateway.
• توفير خدمة الإستعلام عن معاملة باستخدام الـ Web Service مما يسمح للنظام أن يتكامل مع أنظمة الحكومة الالكترونية.
• هيكل تنظيمي للإدارة (الإدارات ، الأقسام ، الموظفين).
• خاصية إحالة المعاملة إلى أكثر من جهة.
• خاصية ربط المعاملات .
• رقم تسلسلي وحيد للمعاملات يعتمد على رمز الإدارة.
• دعم التاريخ الميلادي والهجري.
• إرفاق صورة عن المعاملة باستخدام المسح الضوئي كما يمكن إرفاق أي ملفات أخرى.
• طباعة وقراءة الباركود الخاص بالمعاملة.
• إمكانية متابعة التعاميم والمنشورات بالنسبة للموظفيين عبر RSS.
• يمكن للمراجع الاستعلام عن المعاملة عبر الانترنت أو جهاز الخدمة الذاتية.
• إمكانية إنشاء التقارير باستخدام مولد التقارير مما يجعل إمكانية إضافة التقارير غير محدودة.

الوظائف الرئيسية للديوان

سجل القيد الوارد
في هذا السجل يتم عرض جميع الوثائق الواردة التي يحق للمستخدم الإذن باستعراضها. تعرض أهم التفاصيل الخاصة بكل وارد ضمن نموذج جدولي مبسط، تتضمن هذه المعلومات، رقم الصادر الخاص بالجهة المرسلة (رقمها)، الجهة التي أرسلت هذا الوارد(مصدرها)، موجز عن محتويات الوارد (خلاصتها)، إشارة إلى وجود صادر عن هذه الوارد (صادرها)، إشارة إلى وجود وارد أو صادر مرتبط بهذا الوارد (روابطها).

سجل القيد الصادر
تسجيل الرسائل الصادرة بطريقة مشابهة لما سبق ذكره في الوارد.

الأرشيف الالكتروني
يستخدم الأرشيف الإلكتروني لإدارة الملفات الالكترونية الممسوحة او المرفقة مع الوارد والصادر ( إضافة- تعديل- تنزيل- تحميل- حذف- مسح ضوئي ).

البريد
 يستخدم البريد لتراسل الموظفين فيما بينهم ولإشعارهم بالمهام الموكلة إليهم .
أي اشعار يرسل للموظف عبر البريد الالكتروني (Email) تسجل منه نسخة في البريد الداخلي .
أي رسالة ترسل من خلال هذا البريد ترسل منها نسخة الى البريد الالكتروني للموظف .
أي بريد وارد يشعر به المستخدم مباشرة بإظهار رسالة في ترويسة النظام .

التعاميم
لخلق بيئة تشاركية بين الموظفين يوفر النظام وظيفة نشر التعاميم والمنشورات
يمكن إرفاق الملفات 
يمكن تضمين الصور
يمكن للموظف إضافة مشاركة
يمكن قراءتها من خلال RSS
يمكن للموظفين التعقيب عليها
يمكن استخدمها اذا تطلب  الأمر  للنشر على الانترنت مباشرة.

البحث
يستخدم  البحث المتقدم للحصول على حالة الوارد أو الصادر وفقاً لمجموعة من الشروط مثل: الرقم - الجهة - التاريخ - رقم جهة الوارد - الموضوع- جهة المرسل إليها ... كما يمكن طباعة  النتيجة

الاستعلام
يوفر النظام ثلاث وسائل متطورة للإستعلام عن حالة المعاملة
1- استعلام الأفراد من خلال الانترنت :
يقوم صاحب العلاقة بإدخال رقم المعاملة ورقم جواله
يحصل صاحب العلاقة على:
 تقرير مفصل بحركة المعاملة يمكنه تصديره إلى ملف أكسل.
 يظهر له رابط الـ RSS الذي يمكنه استخدامه في أي برنامج قاريء أخبار ومتابعة حالة المعاملة لحظة بلحظة دون الرجوع لموقع الجهة.
 يمكنه إرسال تبيه بالبريد الالكتروني للموظف الذي تاخرت عنده المعاملة.
2- الإستعلام باستخدام قاريء الباركود
عند تسجيل الوارد يطبع موظف الاتصالات بطاقة مراجعة لصاحب العلاقة عليها باركود
يمكن استخدام هذه البطاقة للإستعلام عن حالة المعاملة من خلال جهاز الخدمة الذاتية
المزود بقاريء باركود
3- الإستعلام باستخدام الـ Web Service
تلبية لمتطلبات الحكومة الإلكترونية يوفر النظام :
1- خدمة ويب مخصصة للجهات الحكومية للاستعلام عن حالة أي معاملة.
2- يجري التحقق من هوية (مستخدم الجهات الحكومية) باستخدام الـ Web Service مما يدعم خاصية الدخول الموحد SSO
3- يمكن تضمين هذه الخدمة ضمن أي بوابة من بوابات الحكومة الالكترونية بغض النظر عن منصة العمل J2EE, .Net, ..

التقارير
يوفر النظام مجموعة من التقارير الإحصائية  المعدة بشكل مسبق تتعلق بالمعاملات
التقارير المتوفرة على ثلاثة أصناف (استعلام مباشر ، تقرير مخصص ، تقرير من نوع كريستال ريبورت)
أي تقرير يمكن طباعته.